Depok, Juni 2025 – Dalam upaya menjawab tantangan era digital dalam dunia pendidikan, tiga mahasiswa Universitas Pamulang dari Program Studi Teknik Informatika berhasil merancang dan mengimplementasikan sistem informasi akademik berbasis web di SMP PGRI 363 Pondok Petir, Kota Depok. Proyek kerja praktik ini bertujuan untuk meningkatkan efisiensi dan akurasi dalam pengelolaan data akademik sekolah.
Ketiga mahasiswa yang terlibat dalam proyek ini adalah Vayza Valensia Gabrella Wuntu, Rizka Aulia Putri, dan Fitri Az Zahra. Selama tiga bulan, mulai dari Maret hingga Juni 2025, mereka melaksanakan kegiatan kerja praktik di sekolah tersebut. Sistem yang dikembangkan mengintegrasikan data siswa, guru, mata pelajaran, dan nilai ujian ke dalam satu platform digital berbasis web yang mudah diakses.
Tim mahasiswa Unpam merancang sistem informasi akademik yang mencakup modul-modul utama, seperti pengelolaan data siswa dan guru, pengaturan mata pelajaran, pencatatan ujian, serta akses login khusus untuk siswa, guru, dan administrator. Sistem ini dibangun dengan teknologi PHP, MySQL, dan Bootstrap untuk mendukung tampilan yang responsif dan mudah digunakan di berbagai perangkat.
Pengembangan sistem dilakukan berdasarkan hasil observasi langsung dan wawancara dengan pihak sekolah, yang menginginkan sistem dapat diakses oleh seluruh pemangku kepentingan secara real-time, terutama melalui perangkat seluler seperti handphone. Dengan sistem ini, proses administrasi akademik yang sebelumnya dilakukan secara manual kini bertransformasi menjadi digital dan terotomatisasi.
Selain ketiga mahasiswa, proyek ini juga didukung oleh dosen pembimbing dari Universitas Pamulang, Khanif Faozi, S.Kom., M.Kom., serta pembimbing lapangan dari SMP PGRI 363 Pondok Petir, Burhanuddin, A.Md. Kolaborasi antara mahasiswa dan pihak sekolah berjalan intensif melalui sesi konsultasi, validasi kebutuhan sistem, dan pengujian aplikasi secara langsung di lingkungan sekolah.
SMP PGRI 363 Pondok Petir sendiri merupakan sekolah swasta yang telah berdiri sejak tahun 1985. Dengan akreditasi B dan penerapan Kurikulum Merdeka, sekolah ini aktif mengikuti perkembangan dunia pendidikan termasuk dalam aspek digitalisasi. Implementasi sistem informasi akademik ini menjadi salah satu langkah nyata transformasi digital sekolah tersebut.
Kegiatan kerja praktik berlangsung di SMP PGRI 363 Pondok Petir, yang berlokasi di Jl. Reni Jaya Selatan No. 110, Kelurahan Pondok Petir, Kecamatan Bojongsari, Kota Depok, Provinsi Jawa Barat. Periode pelaksanaan berlangsung dari bulan Maret hingga Juni 2025. Selama masa tersebut, mahasiswa melakukan analisis kebutuhan, perancangan sistem, coding, pengujian, hingga penyerahan sistem kepada pihak sekolah.
Sebelum sistem ini diterapkan, proses pengelolaan data akademik di SMP PGRI 363 masih dilakukan secara manual, yang menyebabkan berbagai permasalahan seperti keterlambatan dalam pembuatan laporan, sulitnya akses informasi bagi siswa dan orang tua, serta tingginya risiko kesalahan input data. Selain itu, belum adanya akses berbasis website membuat guru dan siswa kesulitan memantau perkembangan akademik secara mandiri.
Dengan hadirnya sistem informasi akademik berbasis web, seluruh data dapat diakses secara cepat, akurat, dan real-time. Guru dapat menginput nilai secara langsung, siswa bisa melihat hasil belajar mereka, dan admin dapat menghasilkan laporan secara otomatis. Sistem ini juga memudahkan kepala sekolah dalam melakukan monitoring kinerja akademik sekolah secara menyeluruh.
Pengembangan sistem dilakukan dengan menggunakan metodologi Waterfall yang mencakup tahapan analisis kebutuhan, perancangan sistem, implementasi, dan pengujian. Beberapa alat bantu pemodelan seperti Use Case Diagram, Activity Diagram, Sequence Diagram, dan ERD digunakan untuk menggambarkan alur kerja sistem secara visual.
Modul login dirancang terpisah untuk masing-masing peran pengguna (admin, guru, siswa) demi menjaga keamanan data dan hak akses. Selain itu, sistem dilengkapi antarmuka yang mudah dipahami dan dapat digunakan melalui browser di laptop maupun handphone.
Setelah tahap implementasi, dilakukan uji coba sistem oleh pihak sekolah. Umpan balik yang diperoleh dijadikan bahan evaluasi untuk penyempurnaan fitur-fitur sistem ke depannya. Seluruh proses dikawal dengan dokumentasi dan pelaporan kepada dosen pembimbing.
Penerapan sistem ini membawa dampak positif yang signifikan bagi manajemen akademik SMP PGRI 363 Pondok Petir. Beberapa manfaat yang dirasakan antara lain: – Peningkatan efisiensi dalam pencatatan dan pengelolaan data akademik – Akses informasi lebih cepat bagi siswa, guru, dan kepala sekolah – Reduksi penggunaan kertas dan pencatatan manual – Transparansi dalam proses penilaian dan rekapitulasi data – Penghematan waktu dalam penyusunan laporan dan administrasi
Tidak hanya itu, sistem juga memberikan kemudahan dalam monitoring perkembangan akademik siswa secara menyeluruh, sekaligus mendorong keterlibatan orang tua dalam mendukung pendidikan anak.
Meski sistem sudah dapat digunakan dengan baik, pengembang dan pihak sekolah merencanakan beberapa pengembangan ke depan, seperti: – Penambahan fitur absensi siswa dan guru – Cetak rapor otomatis dalam format PDF – Fitur notifikasi nilai dan jadwal ujian – Integrasi sistem komunikasi langsung antara guru dan orang tua
Selain itu, pelatihan penggunaan sistem bagi guru dan staf sekolah juga menjadi perhatian utama agar sistem benar-benar dimanfaatkan secara maksimal dan merata.
Proyek kerja praktik ini membuktikan bahwa peran mahasiswa dalam pengembangan teknologi informasi sangat dibutuhkan di dunia nyata. Dengan mengimplementasikan sistem informasi akademik berbasis web di SMP PGRI 363 Pondok Petir, mahasiswa tidak hanya belajar mengaplikasikan ilmunya, tetapi juga berkontribusi langsung dalam meningkatkan kualitas layanan pendidikan di Indonesia.
Semoga kolaborasi semacam ini terus berkembang dan menjadi inspirasi bagi sekolah lain untuk mulai bertransformasi secara digital demi mendukung pendidikan yang lebih efektif, efisien, dan inklusif.
